【訪問介護システム】勤怠管理の課題と解決策

介護業界における勤怠管理の課題

・シフト作成に手間がかかる

介護業界は他業界と比べて、シフト制や2交代、3交代など、多様な勤務形態を取り入れています。また、正社員や契約社員、パートタイマーと雇用形態も様々です。従業員のスキルや経験などに合わせてシフトパターンを調整する必要があり、シフト作成には知識や配慮が求められます。そのため、従来の紙ベースやExcelでの管理だとシフト作成が属人化しやすく、担当者にとって大きな負担となるのです。

・ミスが起こる

紙ベースやExcelによる勤怠管理の方法は、記入漏れやミスが発生しやすい面があります。ミスが起こることで確認作業や修正に時間がかかり、残業を余儀なくされるケースも少なくありません。また、手間がかかる分、さらなるミスにつながってしまい、正確な労働時間を管理できないといった懸念も考えられます。

・有給休暇の管理が複雑

介護業界は長期にわたり人手不足に悩んでおり、繁忙な状況が続いています。その結果、従業員の有給休暇の取得が思うように進まないという課題が生じています。また、変則勤務が行われることもあり、有給休暇の取得日数や取得状況を正確に把握・管理することが困難になりがちです。

・訪問先や移動時間の記録が不正確

例えば訪問介護の場合、直行直帰の勤務スタイルを採用していることが多いです。また、1日に複数の利用者宅へ訪問することもあります。その際、正確な訪問先や移動時間の記録が必要です。しかし、忙しさや疲れから記録を後回しにしたり、曖昧にしたりするケースも見られます。結果として、申告した労働時間との乖離や打刻漏れなどが発生し、給与にも影響を及ぼします。

・労働時間の過不足

訪問介護は利用者の状況やニーズに応じて、柔軟な対応が求められます。そのため、予定時間よりも長く働いたり、短くなったりすることがあります。しかし、これによって労働時間の過不足が生じ、過重労働や給与の不足分・未払い分が発覚するなどの問題が起こってしまいます。

勤怠管理システムが課題解決に役立つ理由

このような課題を解決する際に検討したい方法が勤怠管理システムの導入です。

・手作業の負担を削減できる

勤怠管理システムは、スマートフォンやタブレット端末などを利用して勤怠情報を簡単に入力できます。紙やExcelでの作業を減らし、記入漏れやミスを防ぎます。また、クラウド上に勤怠情報が保存されるため、担当者はリアルタイムでチェックしやすく、迅速に管理・修正が可能です。情報共有もスムーズになり、給与計算などの業務が効率化されます。

・正確な労働時間を把握しやすい

従業員はスマートフォンやタブレットなどからアプリやWebにアクセスし、場所を問わずに打刻できます。GPS機能やバーコード読み取りなどの機能があれば、訪問先や移動時間をより正確に把握可能です。

・従業員のオーバーワークを回避する

勤怠管理システムによって労働時間を詳細に把握できます。これにより、労働時間の過不足を可視化し、過重労働や不足分の給与支払いなどの問題を防げます。また、労働時間の分析や予測も可能で、バランスの取れたシフト作成や人員配置の改善などにも役立ちます。

勤怠管理システムの導入は業務の効率化や正確性の向上を促し、労働時間に関する課題解決をサポートします。介護現場における働き方の改善に活用をおすすめします。