営業支援システム導入のあれこれ

企業にとって営業部門は、売上や利益を支える中心的な存在ですが、最近は、自社にあった営業支援システムの開発を業者に依頼する企業が増加しています。

営業支援システムは、営業事務の作業軽減はもちろんのこと、営業プロセスを見直して営業ナレッジ（ノウハウ、コツ、ニュアンス）のチーム共有を推進することで、個人の「勘」「根性」「経験」に頼った営業からの脱却を目的とします。

ここでは、若手営業マンを含めた全体の商談成功率を高める営業支援システムの導入について、いくつかご提案いたします。

一般的な営業業務とは、お客様との商談だけを指すものではありません。例えば商談に使う資料や営業日報の作成、顧客情報の管理、商品在庫状況の確認などを行うこともあるからです。

営業マンが商談ではなく事務作業に追われるなら、残業が増えて売上が伸びなくなるかもしれません。このため営業マンが行う事務作業の負担を、大幅に軽減するシステム開発を行ってみてはいかがでしょうか。

会社に戻ってパソコンで事務作業を行うのではなく、外出先でタブレット端末に入力するだけで終われれば、残業時間が少なくなるかもしれません。名刺をスキャンするだけで自動的に顧客情報を更新できたり、簡単な入力で見積書や領収書が発行できたりすれば、商談に専念できるかもしれません。社内情報の共有化も営業マンを強力にバックアップします。

例えば生産工場における在庫個数の把握、新商品に関する詳細や販促グッズ、営業会議や打ち合わせの内容などをリアルタイムで確認できれば、大きなビジネスチャンスに発展することもあると思います。

営業支援システムを導入して営業プロセス（ヒアリング、提案、見積もり提出など）を「見える化」することで現状の問題点を明確にし、営業戦略や新人教育に活用することもできます。営業戦略としては、重要な業務とアウトソーシングすべき業務の検討や、案件ごとの進捗状況を把握して営業計画に活かすなどが挙げられます。

新人教育としてトップセールスのノウハウを分解し、やるべき仕事を誰でも実践できるように、営業プロセスを組み立て直す方法が挙げられます。プロセスごとに目標を設定すると、若手営業マンでも早い段階から効果をあげられるようになれるでしょう。

また営業の一環として行われるECサイトの運営管理も簡素化し、余った時間でイベントやバーゲンセールなどの企画を積極的に行えば、ECサイトにおける売上を伸ばすことも可能です。

導入目的を明確にしたうえで、活用方法を検討する

「何のために導入したのか」「使ってみて効果が実感できない」という不満が生じるケースも少なくありません。営業支援システムを利用すれば、必ずしも効率化に繋がるとは限らないからです。このため導入目的を絞って明確にし、具体的な活用方法を細かく決めることが重要です。

例えば作業の効率化、経費の節減、営業ノウハウの蓄積、情報分析など導入目的を決めます。会社のシステムやモバイル端末の利用、二重チェックや運営管理など使用状況を細かくシュミレーションします。導入後もマニュアルの配布だけでなく、具体的な活用方法を周知徹底すると良いと思います。

使用者が利用しやすいよう工夫する

「入力作業が面倒」「無駄な機能が多い」「入力に時間がかかる」など、営業支援システムの操作や入力項目が多すぎるといった問題も多いようです。管理者が多くの情報を求めるほど、入力項目が増えて登録に手間がかかります。

必須項目を厳選して素早く入力できる選択式などを採用し、不要な機能は切り捨てていきましょう。また入力時間が増えるなら、省略できる業務が無いかも検討すると良いと思います。営業日報や定例会議軽減などの工夫をしてみてはいかがでしょうか。

情報活用に繋げるために

収集した情報を活用できなければ、営業力の強化には繋がりません。このため分析に必要な情報を事前に定め、効率よくデータベース化や分析ができるシステム作りが不可欠です。またPDFやエクセルなど様々な様式でアウトプットできるなど、使い勝手が良くなる工夫も必要だと思います。

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他社が開発した現行システムのご相談にも対応いたします。現行システムの調査をしたうえで、問題点の解決方法やお客様のニーズに応じた機能変更や追加などをご提案いたします。お気軽にご相談ください。